Tot i que la generalització de l’ús de les noves tecnologies ha permès reduir el volum de paper generat en la gestió del nostre negoci, any rere any anem acumulant documentació sense estar massa segurs de fins quan l’hem de guardar.

Documentació fiscal i comptable

En general, la normativa mercantil obliga a conservar factures, justificants, documents bancaris i llibres comptables durant els 6 anys següents al tancament de l’exercici, tot i que a efectes fiscals el termini de prescripció de 4 anys impediria que Hisenda revisés un exercici anterior i per tant, que ens pugués demanar documentació.

En cas que hisenda ens reclamés alguna documentació i no la poguessim aportar, a banda d’eliminar-la de la nostra comptabilitat i perdre el dret a deduir-la, ens podria imposar la corresponent sanció per incompliment d’obligacions formals.

Supòsits especials

Ara bé, en alguns casos els terminis anteriors s’amplien:

• Per declaració complementària, requeriment o una liquidació provisional de l’Administració: el còmput dels 4 anys s’inicia de nou des d’aquell moment.
• Factures de compra de béns d’inversió: els 4 anys es compten a partir d’haver-los amortitzat totalment. A més, si són de més de 3.000€, el termini s’amplia a 9 anys per béns mobles i a 14 anys per immobles.
• Per Bases Imposables Negatives a l’Impost sobre Societats: caldrà disposar de tota la documentació durant els 10 anys següents a aquell en què es van produir les pèrdues. A més, passats aquests 10 anys, cal conservar la declaració i la comptabilitat de l’any en què es van generar les Bases Negatives que encara estiguin pendents de compensar.

Documentació laboral

Els contractes de treball, els registres horaris mensuals i les nòmines d’extreballadors s’han conservar de durant un mínim de 4 anys. En canvi, les nòmines de treballadors que encara són a l’empresa s’han de tenir a disposició durant tota la durada de la relació laboral i els 4 anys posteriors.

Per tant, és aconsellable aplicar un criteri de prudència i conservar la documentació almenys durant aquests terminis mínims previstos a la normativa, atenent a les greus conseqüències que podria tenir no fer-ho i, en cas de dubte, consultar amb un assessor per tal de verificar la documentació a destruir en cada cas concret.