Obligatorietat de guardar les factures emeses i rebudes durant el període que la normativa fiscal estableix

Volem fer recordatori de l’importancia de guardar les factures emeses per qualsevol mitjà i independentment del règim fiscal en el qual s’estigui inclòs, durant el termini de prescripció previst en la Llei General Tributària, que serà de quatre anys . El termini previst en la normativa mercantil és de 6 anys per conservar la comptabilitat-Codi Comerç, art. 30)

Quan es tracti d’operacions que vagin a produir efectes en exercicis futurs ( bens d’inversió com per exemple l’adquisició d’una màquina que s’amortitzarà durant 10 anys), la conservació dels justificants relatius a aquesta operació (seguint amb l’exemple, la factura de compra de la maquina) és exigible fins que no prescrigui el dret de l’Administració Tributària a liquidar l’últim període impositiu en què s’utilitzin dades derivades de la referida operació (article 70 dos LGT).
Quan en un període impositiu el subjecte passiu hagi obtingut una Base Imposable Negativa, s’ha de conservar la comptabilitat d’aquest període impositiu fins que no prescrigui el dret de l’Administració Tributària a liquidar l’últim període impositiu en què es compensi aquesta base (article 106 quatre LGT).

RECORDEM Quines són les obligacions de documentació i els qui estan obligats.

Els empresaris o professionals estan obligats a expedir i lliurar factura o altres justificants per les operacions que realitzin en el desenvolupament de la seva activitat i han de CONSERVAR CÒPIA O MATRIU DELS MATEIXOS, ENCARA QUE L’EMPRESARI ESTIGUI ACOLLIT Al REGIM DE MÒDULS.

Aquests justificants dependran del tipus de màquina registradora de cada establiment, ja sigui per la generació d’un rotllo de caixa, o d’un sistema electrònic.
En el primer cas, és necessari guardar TOTS els tancaments diaris amb cada un dels tickets físics, on figuri la relació de totes les vendes realitzades, no solsament cal guardar el sumatori total de la caixa del dia, ja que pot ser manipulable i no serveix com a prova en una inspecció fiscal. Un dels requisits que han de complir-se és que al contingut  del ticket s’ identifiqui el tipus de bé prestat.

En el cas de la conservació per mitjans electrònics és l’efectuat per mitjà d’equips electrònics de tractament incloent la compressió numèrica i emmagatzematge de dades. Ha de garantir-se la llegibilitat de totes les dades per garantir la seva autenticitat.

És necessari garantir a qualsevol òrgan de l’ Administració Tributària que està realitzant una comprovació de la situació tributària de l’empresari, l’accés en línia als documents conservats, així com la seva càrrega remota, amb independència del lloc en el qual es conservin els documents..

En altres publicacions ja hem parlat dels requisits que han de complir les factures simplificades, que vénen a substituir a partir de l’1 de gener de 2013 als denominats tiquets .

Les sancions per incompliment dels requisits establerts s’exposen a l’article 201 de la LLEI GENERAL TRIBUTÀRIA que adjuntem :

Article 201 Infracció tributària per incomplir obligacions de facturació o documentació

1. Constitueix infracció tributària l’incompliment de les obligacions de facturació, entre unes altres, la d’expedició, remissió, rectificació i conservació de factures, justificants o documents substitutius.
2. La infracció prevista en l’apartat 1 d’aquest article serà greu en els següents suposats:

a) Quan s’incompleixin els requisits exigits per la normativa reguladora de l’obligació de facturació, exceptuant el que està disposat en la lletra següent d’aquest apartat i en l’apartat 3 d’aquest article. Entre uns altres, es consideraran inclosos en aquesta lletra els incompliments relatius a l’expedició, remissió, rectificació i conservació de factures o documents substitutius.
La sanció consistirà en multa pecuniària proporcional de l’un per cent de l’import del conjunt de les operacions que hagin originat la infracció.

b) Quan l’incompliment consisteixi en la falta d’expedició o en la falta de conservació de factures, justificants o documents substitutius.
La sanció consistirà en multa pecuniària proporcional del dos per cent de l’import del conjunt de les operacions que hagin originat la infracció. Quan no sigui possible conèixer l’import de les operacions al fet que es refereix la infracció, la sanció serà de 300 euros per cada operació respecte de la qual no s’hagi emès o conservat la corresponent factura o document.

3. La infracció prevista en l’apartat 1 d’aquest article serà molt greu quan l’incompliment consisteixi en l’expedició de factures o documents substitutius amb dades falses o falsejats.
La sanció consistirà en multa pecuniària proporcional del 75 per cent de l’import del conjunt de les operacions que hagin originat la infracció.
4. També constitueix infracció l’incompliment de les obligacions relatives a la correcta expedició o utilització dels documents de circulació exigits per la normativa dels impostos especials, tret que constitueixi infracció tipificada en la llei reguladora d’aquests impostos.
La infracció prevista en aquest apartat serà lleu.
La sanció consistirà en multa pecuniària fixa de 150 euros per cada document incorrectament expedit o utilitzat.
5. Les sancions imposades d’acord amb el que es disposa en aquest article es graduaran incrementant la quantia resultant en un 100 per cent si es produeix l’incompliment substancial de les obligacions anteriors.