Fins quan cal conservar la documentació de l’empresa?

Tot i que la generalització de l’ús de les noves tecnologies ha permès reduir el volum de paper generat en la gestió del nostre negoci, any rere any anem acumulant documentació sense estar massa segurs de fins quan l’hem de conservar.

Documentació fiscal i comptable

D’una banda, la normativa mercantil estableix un termini obligatori de 6 anys comptats des de l’últim assentament registrat a la comptabilitat, la qual cosa afecta els llibres, els justificants, les factures, i els documents bancaris relatius a l’activitat. D’altra banda, el termini general a efectes fiscals és de 4 anys, que és el termini general de prescripció a partir del qual hisenda no pot revisar ni liquidar.

Supòsits especials

En cas que aquest termini de prescripció s’hagi interromput, per una liquidació provisional de l’Administració, o bé per una declaració complementària d’algun impost, el còmput dels 4 anys s’inicia de nou des d’aquell moment.

A més, cal tenir en compte que hem de conservar la factura de compra dels béns d’inversió fins 4 anys després d’haver-los amortitzat totalment.

Les factures de compra d’immobilitzat de més de 3.000€, s’han de conservar un mínim de 9 anys si són béns mobles i de 14 anys si són immobles.

Per úiltim, si tenim pendents de compensar Bases Imposables Negatives a l’Impost sobre Societats, caldrà conservar la documentació 10 anys després d’haver-les acabat de compensar, ja que és el termini que té l’Administració per a comprovar aquestes partides.

En cas que hisenda ens reclamés alguna documentació i no la poguessim aportar, a banda d’eliminar-la de la nostra comptabilitat i perdre el dret a deduir-la, ens podria imposar la corresponent sanció per incompliment d’obligacions formals.

Documentació laboral

Els contractes de treball, els registres horaris mensuals i les nòmines d’extreballadors s’han de conservar durant un mínim de 4 anys. En canvi, les nòmines de treballadors que encara són a l’empresa s’han de conservar durant tota la durada de la relació laboral i els 4 anys posteriors.

Per tant, és aconsellable aplicar un criteri de prudència i conservar la documentació almenys durant aquests terminis mínims previstos a la normativa per a cada cas, atenent a les greus conseqüències que podria tenir no fer-ho.

banner-auditoria1